Procès-verbal d’Assemblée générale d’association : changement de bureau

Lors de son existence, l’association peut être amenée à renouveler les membres de son bureau. Le renouvellement de ses membres peut être partiel ou total. Dans les deux cas, cette décision doit être prise en Assemblée générale et il est nécessaire de rédiger un procès-verbal pour formaliser le changement des membres du bureau d’association.

Quels sont les membres d’un bureau d’association ? Comment procéder au renouvellement de ses membres ? Comment rédiger un procès-verbal d’Assemblée générale d’association pour le changement de bureau ? On fait le point ensemble.

Pourquoi rédiger un procès-verbal d'Assemblée générale d'association pour un changement de bureau ?

Si vous devez élire de nouveaux membres du bureau de votre association ou renouveler le mandat des membres actuels au poste de président, trésorier ou secrétaire de l’association, il est nécessaire d’organiser une Assemblée générale. Dans ce cas, il est recommandé de rédiger un procès-verbal (PV) d’association. C’est un document à rédiger pour formaliser une décision prise en Assemblée générale.

Bon à savoir : ce formalisme n’est pas obligatoire pour toutes les associations, mais il est vivement recommandé en pratique. Par exemple, si le changement des membres du bureau exige une modification des statuts de l’association, le procès-verbal doit être transmis à la préfecture. La modification des statuts est notamment nécessaire lorsque les noms des membres du bureau sont présents dans les statuts de l’association.

Il permet de transcrire le déroulement d’une Assemblée générale, de citer les personnes présentes ou encore de résumer l’ensemble des informations clés.

Le PV de modification du bureau de l’association a une valeur juridique supérieure à un compte-rendu et sert de preuve en cas litige. Afin de bénéficier de la meilleure force probante possible, il est recommandé d’être exhaustif dans la rédaction de ce document.

Comment rédiger un procès-verbal d’Assemblée générale pour le changement de bureau ?

Tout d’abord, il est nécessaire de prendre connaissance des statuts de votre association. En effet, les statuts définissent notamment les règles suivantes :

• le type de scrutin ;
• les conditions de votes (à main levée, bulletin de vote secret, vote électronique, etc) ;
• le quorum à respecter pour prendre une décision en Assemblée générale ;
• les conditions de convocation à l’Assemblée générale d’association ;
• la durée du mandat des membres du bureau de l’association. Des dates précises de renouvellement peuvent être mentionnées directement dans les statuts.

Afin d’offrir à votre procès-verbal une valeur juridique importante, il vous est recommandé de rédiger ce document de manière rigoureuse et exhaustive. Il faut notamment veiller à ce que les signatures et les numérotations soient respectées.

Aussi, il est préférable de rédiger ce procès-verbal avec le plus de clarté possible, afin qu’aucune contestation ne puisse intervenir sur la modification du bureau. Ce PV pourra être opposable aux tiers.

Le secrétaire de l’association devra par conséquent rédiger le procès-verbal en respectant une transcription fidèle à la réalité.

Il est nécessaire de mentionner les points traditionnels, tels que :

• la dénomination et le siège de l’association ;
• la date, l’heure et le lieu de l’Assemblée générale ;
• le rappel de l’ordre du jour ;
• le résumé des points essentiels abordés au cours de l’AG ;
• les délibérations ;
• la vérification des quorums ;
• les résolutions votées (résultats des votes) ;
• l’identité des signataires et leur qualité.

Les spécificités d’un procès-verbal d’Assemblée générale du renouvellement du bureau d’une association sont les suivantes :

• la transcription de l’ensemble des débats et des résultats de vote, et ce, pour chaque poste du bureau (président, trésorier, secrétaire, etc.) ;
• l’identité des nouveaux membres du bureau d’association.

Qui doit rédiger le procès-verbal de changement de bureau ?

Les statuts de l’association peuvent prévoir la désignation d’un rapporteur. Néanmoins, dans le cas contraire, les participants de cette Assemblée générale s’en chargeront lors de cette réunion. Le plus souvent, il s’agit du secrétaire de l’association.

C’est alors à ce rapporteur qu’il revient de procéder à la rédaction du procès-verbal de changement de bureau d'une association.

Il convient notamment de veiller à ce que l’identité et la qualité du rapporteur soient inscrites dans ce document.

À quel moment la procédure de changement de bureau est-elle effective ?

À la suite de la rédaction du procès-verbal de changement de bureau d’une association instituant un nouveau bureau de l’association, il faut procéder à une déclaration auprès de la préfecture du lieu du siège de l’association.

À noter : si les membres initiaux ont été nommés dans les statuts de l’association, il convient de procéder à une modification statutaire.

Un formulaire de changement de bureau de l’association est adressé par la préfecture. Une fois valablement rempli, il doit être adressé au greffe des associations, en déclarant l’identité des nouveaux membres, et en veillant à accompagner ce formulaire d’un exemplaire des statuts à jour et des anciens statuts.

Quels sont les effets d’un procès-verbal d'Assemblée générale d’association de changement bureau ?

Le changement de bureau devra être déclaré en précisant les pouvoirs de ses nouveaux membres. Elle sera opposable aux tiers et la responsabilité des nouveaux membres pourra être engagée à compter de cette déclaration.

Le plus souvent, la modification entraînera une passation de pouvoir. Elle pourra comprendre les procurations bancaires et la représentation de l’association auprès des tiers ainsi que les prérogatives d’administration.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour rédiger le procès-verbal d'Assemblée générale d'association pour le changement de bureau.

Rédaction : Pauline Balaire, diplômée d’un Master 2 en Droit des affaires, rédactrice juridique indépendante.