Changement de bureau d’une association : comment ça marche ?

Quelques mois se sont écoulés depuis la création de votre association loi 1901, et il est déjà temps de changer de dirigeants ? Dans certains cas, il s’agit d’une complète “passation” avec un renouvellement de l’ensemble des membres du bureau. Dans d’autres, il suffit de remplacer un membre sur le départ.

Dans les deux cas, pour être effective, cette modification doit faire l’objet d’une déclaration à la préfecture du changement de bureau de l’association.

Vous souhaitez connaître les formalités et documents nécessaires pour un changement de bureau d’une association ? Legalstart revient sur les informations essentielles d’un changement de bureau.

Qu’est-ce qu’un bureau d’association ?

Le bureau d’une association est son organe exécutif. Il se compose de plusieurs membres qui s’occupent de la gestion de l’association. C’est généralement l’organe qui va convoquer l’assemblée générale, rédiger les procès-verbaux, etc.

En principe, le bureau d’une association se compose au minimum de 3 membres dont les attributions sont définies dans les statuts de l’association :

• le président d'association : il est mandaté par l’association pour la représenter, c’est donc lui qui engage l’association auprès des tiers. Tous les contrats, partenariats, et les formalités administratives doivent donc être signées par lui. Attention : il n'est pas pour autant habilité à prendre toutes décisions seul : le conseil d'administration ou l'AG doivent être consultés pour les décisions les plus importantes.

• le trésorier d'association : il est responsable de la gestion financière de l’association. Il est donc autorisé à signer les documents bancaires et gère la comptabilité de l’association. Il doit faire preuve de diligence dans le respect des obligations comptables de l’association.

• le secrétaire général d'association : c’est lui qui s’occupe de la gestion administrative de l’association. C’est souvent lui qui convoque l’assemblée générale et établit les procès-verbaux. Il a donc un rôle de formaliste au sein de l’association.

Il n’est pas rare d’avoir d’autres membres dans le bureau d’une association. Tout dépend de ce qui a été prévu dans les statuts. L’association peut avoir un vice-président, un chargé de communication ou tout autre rôle nécessaire à son bon fonctionnement tant que son rôle est précisément indiqué dans les statuts.

Pourquoi faire un changement de bureau en association ?

Les raisons d’un changement de bureau d’association sont multiples. Il peut s’agir de la révocation ou du décès du président, de la démission d’un membre ou tout simplement d’une disposition statutaire visant à procéder régulièrement à de nouvelles élections pour reconstituer le bureau de l’association.

Dans les associations étudiantes par exemple, il n’est pas rare de procéder tous les ans à une “passation” d’une promotion à une autre. À cette occasion, les étudiants procèdent au changement de bureau en début d’année scolaire ou universitaire par exemple.

Le renouvellement du bureau d'une association est effectuée en assemblée générale.

Quelles formalités pour un changement de bureau d’association ?

Lorsque la composition du bureau change, il est nécessaire de faire une déclaration de changement du bureau de l’association auprès de la préfecture. Mais avant, quelques formalités sont à accomplir :

• Rédaction d’un procès-verbal d'Assemblée générale d'association pour le changement de bureau : cette formalité n’est pas obligatoire pour toutes les associations mais est vivement recommandée afin de garder une trace des décisions. En l’absence de PV, il n’y a pas de formalisme obligatoire. Vous pouvez vous inspirer d’un modèle de lettre de changement de bureau d’une association, pour n’oublier aucune mention légale.  

La décision de changement de bureau peut entraîner également une modification des statuts de l'association si le nom des membres y figurent. Pour cette raison, lors de la création de votre association, il est préférable de ne pas faire figurer le nom des membres du bureau directement dans les statuts, mais plutôt dans le procès-verbal de nomination.

• Dépôt à la préfecture : une copie du procès-verbal doit ensuite être déposée à la préfecture, accompagné d’un cerfa n°13971*03 qui doit être rempli et signé par le (nouveau) représentant légal.

• Formalités bancaires : une fois votre modification effectuée à la préfecture n’oubliez pas de vous occuper des procurations bancaires ! Elles doivent être modifiées pour autoriser les nouveaux membres (surtout le trésorier et le président) à faire fonctionner les comptes de l’association.

Vous vous posez d’autre questions sur la gestion de votre association ? N’hésitez pas à consulter le guide pratique de l’association qui répondra à toutes vos questions !

Rédaction : Kézia Varde, diplômée d'un Master II en Droit des Affaires. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.