Tout savoir sur la note de frais de restaurant

Une note de frais est un document établi par un salarié ou par un chef d’entreprise afin de se faire rembourser par la société des dépenses liées à son activité professionnelle. Très souvent, elles sont émises pour des frais de restauration (un déjeuner au restaurant avec un client, etc.).

Les notes de frais et leurs remboursements font l’objet de contrôles et de vérifications pointilleux par l’URSSAF. L’émission de notes de frais irrégulières constitue même 36% des cas de redressement fiscal en entreprise. En tant que dirigeant d’entreprise, employeur ou non, il est donc impératif d’être vigilant sur les notes de frais de restaurant.

Voici ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’une note de frais de restaurant ? 

Les notes de frais de restaurant couvrent les dépenses de restauration des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et pour l’intérêt de leur employeur. Elles peuvent aussi bien concerner un simple café lors d’un rendez-vous avec un partenaire commercial, qu’un repas à l’extérieur de l’entreprise sur les horaires de travail.

Cependant les notes de frais ne concernent pas que les salariés et les entrepreneurs eux-mêmes peuvent être amenés à éditer des notes de frais pour rembourser des dépenses réalisées à titre personnelle pour les besoins de l’activité.  

Bon à savoir : les notes de frais sont aussi souvent utilisées pour les dépenses liées aux déplacements professionnels ou à l’achat de fournitures de bureau. C’est le cas des notes de frais kilométriques par exemple.

Pourquoi établir une note de frais de restaurant ? 

L’intérêt premier des notes de frais de restaurant est qu’elles permettent aux salariés ou au chef d’entreprise de se faire rembourser des dépenses de restauration qui entrent dans le cadre de leur activité professionnelle.

En tant qu’employeur, elles ont un triple intérêt.

• Premièrement, les frais de restauration sont déductibles du chiffre d’affaires de l’entreprise.
• Deuxièmement, le remboursement des notes de frais est exonéré de charges sociales.
• Enfin, l’entreprise peut récupérer la TVA déductible.

Attention : cette exonération est possible seulement si la dépense n’excède pas un certain montant. Le plafond des notes de frais de restaurant est limité à 19,10€ par l’administration, dans le cas où le salarié ou le dirigeant est contraint de prendre son repas au restaurant.

Les notes de frais sont soumises à des contrôles réguliers par l’URSSAF notamment pour éviter qu’une entreprise ou qu’un salarié n’abuse de ce système (et ne fasse passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles par exemple).

Quelles sont les conditions pour rembourser une note de frais de restaurant ? 

Pour rembourser les frais de restauration, il faut s’assurer que les frais sont :

• engagés dans l’intérêt de l’entreprise et de l’activité professionnelle ;
• d’un montant proportionné ou raisonnable (autrement ils sont considérés comme un avantage en nature) ;
• justifiés (accompagnés de factures).

Bon à savoir : il est aussi possible d’imposer une date limite à ses salariés pour la remise de notes de frais.

Pour éviter de devoir se faire rembourser vos notes de frais, pensez à utiliser une carte bancaire d'entreprise.

Comment faire une note de frais de restaurant ? 

Il n’y a pas de formalisme unique pour rédiger une note de frais de restaurant. En revanche, il faut y faire figurer :

• Le nom et la fonction du salarié ou du chef d’entreprise ;
• La date et le lieu de la dépense ;
• La nature et la raison de la dépense ;
• Le montant engagé ;
• Le montant de la TVA.

Par ailleurs, pour qu’une note de frais soit valable, il est nécessaire d’associer à chaque dépense un justificatif :

• si les frais de restauration ne concernent que l’employé, il suffit de présenter une facture ou un reçu : le simple ticket de caisse (de restaurant, supermarché, boulangerie, etc.) constitue un justificatif suffisant.
• si les frais concernent des personnes différentes (plusieurs employés, des clients, des partenaires commerciaux, etc.), il faudra rédiger une fiche qui détaille le nom des personnes présentes, leur fonction et la société à laquelle ils appartiennent. Par ailleurs, il faut penser à inscrire le nom de l’entreprise et la date au dos de la note.

Bon à savoir : généralement les notes de frais se présentent sous la forme d’un tableau (Excel par exemple). Pour vous aider, il est conseillé de s’inspirer d’un modèle de note de frais de restaurant disponibles en ligne.

À noter : nous vous proposons d'ailleurs un modèle de note de frais de restaurant.

Comment procéder à la récupération de TVA d’une note de frais de restaurant ?

Les factures remises à l’employeur pour les dépenses de restauration comprennent de la TVA. Pour la récupérer, l’employeur doit respecter certaines conditions.

D’une part, la facture doit mentionner le montant de la TVA payée ainsi que le nom de l’entreprise qui s’engage à rembourser les frais (et non pas celui du salarié !). D’autre part, la TVA doit être exigible chez le fournisseur (c’est-à-dire chez celui qui émet la facture).

Attention : la comptabilité des notes de frais de restaurant est particulière. Par exemple, les repas des salariés et les repas d’affaires (avec un client ou un prospect par exemple) sont soumis à un traitement comptable différent. Il est donc recommandé d’utiliser un logiciel de gestion comptable pour éviter un redressement fiscal.