Le contrat de domiciliation : définition, contenu et rédaction

Lors d'une création d'entreprise, il est obligatoire de choisir une adresse pour son siège social : on parle de domiciliation de société.

Une fois l’adresse de domiciliation de votre société choisie, il est important de pouvoir justifier auprès du greffe de votre droit d’utiliser cette adresse comme siège social. C’est l’une des raisons qui donne son importance au contrat de domiciliation. Lorsque le siège social de votre entreprise est hébergé par une société spécialisée, il est important de fixer les règles de cet hébergement dans un contrat de domiciliation.

Pourquoi faire un contrat de domiciliation ? Que faut-il savoir avant de conclure un contrat de domiciliation ? Comment rédiger un contrat de domiciliation ? Legalstart vous explique.  

Pourquoi conclure un contrat de domiciliation ?

Pour domicilier votre société ou votre entreprise individuelle, différentes options s’offrent à vous. Il est possible  :

• De domicilier sa société chez soi ;
• De louer un local commercial  ;
• De la domicilier dans un espace de coworking ; ou encore 
• De recourir aux services d’une société de domiciliation.

Lorsque votre entreprise est domiciliée dans un espace coworking ou une société de domiciliation, il est obligatoire de rédiger à l’écrit un contrat de domiciliation commerciale afin de définir les conditions d’hébergement du siège social de votre société.

La domiciliation commerciale consiste à payer une redevance mensuelle à une société de domiciliation (ou un espace coworking agréé) en échange d’une adresse d'hébergement pour le siège social de votre société.

Lorsque vous domiciliez votre société, il faut fournir au greffe une attestation de domiciliation ou une attestation d'hébergement afin de prouver que vous avez la jouissance des lieux. Cela prouve que vous avez l’autorisation d’enregistrer le siège social de votre société à l’adresse indiquée (pour vous aider, n'hésitez pas à consulter notre modèle d'attestation de domiciliation).

Il n’est pas nécessaire de rédiger un contrat pour une domiciliation chez soi. Un simple justificatif de domicile peut suffire (par exemple votre contrat de bail si vous êtes locataire ou une facture).

Toutefois, si votre entreprise n’est pas domiciliée chez vous, le contrat de domiciliation prouve que vous avez le droit d’enregistrer votre siège social à cette adresse.

Bon à savoir : si vous souhaitez faire une domiciliation dans un local commercial, il n’est pas nécessaire de conclure un contrat de domiciliation mais un contrat de Bail commercial auquel une attestation de domiciliation doit être ajoutée.

Que faut-il savoir avant de conclure un contrat de domiciliation ?

Ne pas confondre domiciliation et exercice de l’activité

Avant de domicilier votre entreprise, il est important de distinguer la domiciliation d’entreprise et l’exercice de l’activité professionnelle. En effet, l’adresse du siège social n’est pas nécessairement l’adresse à laquelle vous allez exercer votre activité.

En effet, pour les indépendants qui effectuent des prestations de service par exemple il n’est pas rare qu’une partie de l’activité s’effectue directement chez le client ou dans des espaces de coworking par exemple. Cela n’empêche pas pour autant à cet entrepreneur de domicilier son entreprise chez lui.

En revanche, il faut être prudent, car les règles de domiciliation et d’exercice d’une activité ne sont pas les mêmes. Par exemple, l’exercice de certaines activités professionnelles à votre domicile peut être restreint en fonction de la région et du nombre d’habitants de votre domicile.  

Le coût de la domiciliation 

Il est important d’avoir une idée du coût de votre domiciliation. Sachez que de manière générale, le prix mensuel des redevances de domiciliation varient en fonction de l’adresse de domiciliation. Plus l’emplacement des locaux est prestigieux plus le prix sera élevé.

Attention : lorsque vous choisissez une société de domiciliation faites attention à ce que cette entreprise soit bien enregistrée au RCS et qu’elle bénéficie d’un agrément préfectoral.
Par ailleurs, sachez que si vous souhaitez changer d’adresse de domiciliation, il est nécessaire d’opérer un transfert de siège social. Cette opération n’est pas gratuite, vous pouvez consulter la fiche sur le coût d’un transfert de siège social pour avoir une estimation du prix des démarches.  

Comment rédiger un contrat de domiciliation de société ?

Le contrat de domiciliation doit impérativement être écrit et comporter certaines mentions obligatoires telles que la désignation des parties : dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social et adresse du siège social de la société de domiciliation et la votre.

Votre contrat de domiciliation doit comprendre les éléments essentiels de la prestation :

• la durée de la domiciliation (la durée minimale est de 3 mois) qui est renouvelable par tacite reconduction (le contrat se renouvelle automatiquement à son terme, sauf si une des partie demande sa résiliation avant) ;
• l’objet du contrat ;
• les prestations fournies par la société de domiciliation : parfois il est possible d’avoir des services supplémentaires à la domiciliation sur option. Par exemple, la gestion d’un standard téléphonique, la possibilité de réserver des salles de réunion, etc.
• les obligations de la société de domiciliation  ;
• les obligations de la société domiciliée  ;
• le montant de la redevance ;
• le montant du dépôt de garantie ;
• la durée du préavis pour résilier.

Sachez qu’en règle générale les sociétés de domiciliation se munissent de leurs propres contrats de domiciliation et qu’il n’est donc pas toujours nécessaire que vous rédigiez vous-même ce contrat. Assurez-vous malgré tout que le contrat que vous signez respecte les mentions obligatoires et qu’il provient d’une société agréée.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre fiche pratique dédiée à l'importance de l'emplacement d'une entreprise.