Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Il peut arriver que vous ayez débuté votre activité avec une facturation papier. Aujourd'hui votre activité à pris en importance et vous vous demandez comment faire vos factures avec plus de fiabilité ? Vous envisagez de dématérialiser vos factures ? Cela peut être une bonne solution.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? La dématérialisation des factures est-elle une obligation légale ? Qu’est-ce que la facture électronique ? La facture électronique est-elle obligatoire ? On vous répond.

Comment définir la dématérialisation des factures ?

Il existe en réalité deux types de dématérialisation des factures : la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale.

La dématérialisation simple des factures consiste à passer des factures au format papier à des factures au format numérique. C’est à dire que l’on réalise une numérisation des factures papier existantes. Cela sert à faciliter le stockage, l’archivage et l’envoi. De la sorte, une facture papier peut être envoyée par mail.

La dématérialisation fiscale consiste à adopter un système de facturation totalement numérisé, de la création de la facture jusqu’à la réception de celle-ci par son destinataire. C’est ce que l’on appelle la facture électronique.

Pour émettre des factures électroniques valables, il est nécessaire d’utiliser des solutions techniques permettant de garantir l’authenticité du document. Il en existe deux :

• L’utilisation d’une signature électronique ou certificat électronique ;
• L’utilisation de la norme EDI (Echanges de Données Informatisées).

Ces deux formats sont valables pour la dématérialisation des factures clients et pour la dématérialisation des factures fournisseurs. Ils permettent ainsi de s’affranchir de la facturation papier.

Au même titre que la facture papier, la facture électronique doit être archivée pendant 10 ans, et doit comporter de nombreuses mentions obligatoires. En cas de non-respect vous vous exposez à une sanction pénale de 75 000 euros et une sanction fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte.

Est-ce que la dématérialisation des factures est obligatoire ?

La dématérialisation simple n’est en aucun cas obligatoire. De plus elle ne permet pas de faire disparaître le support papier original qui doit être conservé, car il reste le justificatif fiscal obligatoire. Toutefois, la facture électronique sera obligatoire dès 2023.

La facture électronique, quant à elle, a fait l’objet d’une réforme pour le 1er janvier 2020. En effet, à partir du 1er janvier 2020 il sera obligatoire :

• D’utiliser la facturation électronique si vous vendez des biens ou services aux organismes publics ;

• D’accepter les factures électroniques entre entreprises privées (valable pour toutes les entreprises y compris les micro-entreprises).

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages par rapport à la facturation papier. En effet, elle est moins coûteuse, les délais de transmission sont plus rapide et elle est moins propices aux erreurs. Elle est également plus pratique pour la conservation des factures : elle prend moins de place et est accessible plus facilement. Enfin elle présente un avantage écologique important par la réduction d’utilisation de papier.

Sachez que pour votre facturation, vous pouvez utilisez Comptastart, notre outil d’aide à la gestion de la comptabilité en ligne.

Vous pouvez également consulter notre fiche sur les documents comptables dématérialisés pour en apprendre plus sur leurs avantages.