Factures : comment les conserver ?

Les entreprises émettent régulièrement des factures dans le cadre de leur activité. Leur conservation est essentielle pour la bonne gestion de la comptabilité de l'entreprise. En effet, la facture atteste d’un achat ou d’une vente et, constitue de ce fait un justificatif comptable et fiscal à ne surtout pas négliger.

Les factures doivent être conservées pendant une certaine durée par les entreprises. En cas de non-respect des règles de conservation des factures, les entreprises s’exposent à des sanctions. Combien de temps faut-il conserver les factures ? Legalstart fait le point.

Combien de temps faut-il conserver des factures ?

La durée de conservation des factures professionnelles dépend de sa nature (commerciale, fiscale, sociale, etc.).

D’une manière générale, le Code du commerce prévoit que tous les documents comptables doivent être conservés pour une durée de 10 ans à partir de la dernière opération comptable. Ainsi, le délai de conservation des factures professionnelles émises ou reçues est de 10 ans.

En outre, la législation fiscale prévoit que la durée de conservation des factures d’achat et de vente d’une entreprise est d’au moins 6 ans. Le délai court à partir de la date d’établissement de la facture ou à compter de la date de la dernière opération dans les livres de la société.

En pratique : la durée de conservation des factures pour une entreprise est de 10 ans.

Comment faut-il conserver les factures ?

La conservation des factures sous format papier 

Les factures sous format papier doivent être conservées en France et être accessible à l’administration fiscale. Il est nécessaire de prévoir un processus d’archivage efficace et organisé pour la conservation des factures sous format papier.

À noter : les factures sous format papier peuvent également être numérisées afin d’être conservées sous format électronique. Dès lors que la facture est numérisée, l’entreprise a l’autorisation de détruire la facture sous format papier.

La conservation des factures électroniques 

La facture électronique est simplement une facture émise sous le format électronique.

Les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique. Ce dernier doit se trouver en France ou dans un autre État membre de l’Union européenne ou dans un pays situé en dehors de l’Union européenne à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes à celles des États membres de l’Union européenne concernant l’accès aux données. Dans cette dernière hypothèse, l’entreprise doit en informer l’administration fiscale.

Les factures sous format électronique doivent être conservées sous le même format pendant une durée d’au moins 3 ans. Passé ce délai, l’entreprise peut décider de conserver la facture sous le même format électronique ou bien adopter un autre format, tel que le format papier.

À noter : à partir du 1er janvier 2020, la dématérialisation des factures est devenue obligatoire pour toutes les entreprises.

Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation de conservation des factures ?

En cas de non-respect de l’obligation de conservation des factures, l’entreprise peut être lourdement sanctionnée. Les sanctions sont les suivantes :

• En cas de non-conservation des factures de vente, l’entreprise encourt une pénalité de 50% des montants facturés ;
• En cas de défaut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise peut subir un rejet du droit à la déduction des charges, entraînant une taxation d’un bénéfice supplémentaire. L’entreprise encourt donc une perte financière ;
• En cas de défaut de conservation des documents comptables, l’entreprise encourt un rejet de comptabilité, entraînant une procédure de rectification devant l’administration fiscale.

Afin d’en savoir plus sur la bonne gestion des documents et factures de votre entreprise, vous pouvez consulter notre fiche pratique sur la numérotation des factures.