Comment déduire les notes de frais kilométrique ?

Vous souhaitez déduire vos notes de frais kilométrique ? Vous voulez calculer le montant de vos indemnités kilométriques ? Ou encore savoir comment appliquer les barèmes kilométriques ? Le respect de la réglementation dans le calcul des notes de frais est primordial au risque de conduire à un contrôle de l’URSAFF. Legalstart vous aide à y voir plus clair.

 Les notes de frais kilométrique : qu’est-ce que c’est ?

Chaque mois, l’employeur doit établir une fiche de paie justifiant la rémunération du salarié.

Cette rémunération est déterminée par la déclaration de revenu du salarié qui détermine le calcul de son impôt (IR) en tenant compte des frais professionnels engagés (repas, transport, etc.). Deux solutions s’offrent au salarié pour déduire ses frais professionnels de ses revenus :

• Il peut bénéficier de la déduction forfaitaire de 10%, qui est appliquée automatiquement à ses revenus.
• S’il estime que ses dépenses excèdent ce seuil de 10 %, il peut choisir de déduire ses frais réels dans sa déclaration de revenus.

Dans le cas où le salarié opte pour le frais au remboursement réel, la note de frais devra être détaillée pour chaque somme engagée selon le type de dépenses et être accompagnée de justificatifs (reçus, factures, etc.). De plus, il doit utiliser des méthodes de calcul selon les modalités prescrites.

Ainsi, lorsque le salarié utilise son véhicule à des fins professionnelles, il doit respecter les barèmes de l’administration afin de calculer ses frais kilométriques. Seuls les frais justifiés et exposés à titre professionnel pourront être déductibles.

A noter : la note de frais kilométrique est à distinguer de la note de frais de restaurant. Nous vous proposons d'ailleurs un modèle de note de frais de restaurant.

Les notes de frais kilométrique trajet domicile / travail

Les frais exposés pour vos trajets domicile / travail sont déductibles, mais ils vont dépendre du kilométrage.

Vous habitez à 40 km ou moins de votre lieu de travail

Si ce trajet n’excède pas 80 km aller-retour, vous pourrez intégrer dans le calcul de vos frais de transport, l’intégralité du kilométrage.

Vous habitez à plus de 40 km de votre lieu de travail

Si ce trajet excède 80 km aller-retour, vous ne prendrez en compte que 40 km dans vos calculs.

Néanmoins, vous pourrez prendre en compte l’intégralité de la distance parcourue si l’éloignement du domicile est dû et justifié par des circonstances particulières autre que des convenances personnelles (emploi occupé, situation familiale ou sociale particulière).

Les notes de frais kilométrique des frais d’utilisation du véhicule

Lorsque vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, vous bénéficiez de deux options :

• Déduire vos dépenses réelles : vous devez disposer de tous les justificatifs concernant vos dépenses afférentes à l’utilisation professionnelle du véhicule. Ces dépenses autres que les frais de péage, de garage et les intérêts afférents à l’achat à crédit de véhicule ne pourront pas excéder le montant qui résulte de l’application du barème kilométrique de l’administration à distance parcourue identique.
• Utilisez les barèmes de l’administration pour vous permettre de calculer vos frais kilométriques.

Bon à savoir : pour payer frais kilométrique vous avez la possibilité d'utiliser une carte bancaire d'entreprise.

Calcul des indemnités kilométriques de note de frais

Le barème est calculé selon la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Il intègre :

• La dépréciation du véhicule ;
• Les frais d’achat des casques et protections ;
• Les frais de réparations et d’entretien ;
• Les dépenses de pneumatiques ;
• La consommation de carburant ;
• Les primes d’assurance.

L’administration met à disposition plusieurs barèmes, selon le type de véhicule utilisé (automobile, deux roues de cylindrée supérieure à 50cm3, deux roues de cylindrée inférieure à 50cm3).

L’utilisation de ce barème ne vous dispense pas d’apporter les justifications à l’administration fiscale, qui pourra ainsi vérifier vos déclarations. En effet, sur vos factures d’entretien figurent le kilométrage.

Pour rappel, ces indemnités kilométriques ne sont pas applicables lorsque vous utilisez un véhicule de fonction.

Montant des indemnités kilométriques de note de frais 

Le calcul s’effectue en fonction des kilomètres parcourus par le salarié à titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Pour le calcul de ce montant, D correspond à la distance kilométrique parcourue et CV correspond aux chevaux fiscaux (puissance fiscale).

Note de frais kilométrique 2019

Note de frais kilométrique 2020

Note de frais remboursement kilométrique 2020 :

Modèle note de frais kilométriques

Afin de procéder au calcul de vos frais kilométriques, il convient de se référer aux tableaux de 2019 ou 2020.

Vous avez besoin d’une note de frais de restaurant ? N’hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de note de frais.