Quels sont les documents comptables d’une entreprise ?
Toute entreprise ou société commerciale doit établir ses comptes régulièrement.
Les obligations comptables varient selon la taille de la structure et le régime qui lui est appliqué. Vous trouverez ici une liste des documents comptables obligatoires.
A noter : les micro-entrepreneurs ne sont pas assujettis aux obligations qui suivent car ils doivent seulement tenir un registre des achats et un livre des recettes (voir le guide de l’auto-entrepreneur pour plus de précisions).
Voici une liste des documents comptables annuels obligatoires :
Comptes annuels
Les comptes annuels sont composés de 3 éléments : bilan, compte de résultat et annexe. Chaque année, une société doit réunir une assemblée générale pour procéder à l’approbation des comptes annuels.
- Bilan comptable : liste l’ensemble des actifs et passifs de l’entreprise à la clôture de l’exercice, ce qui permet de montrer l’état du patrimoine de l’entreprise. L’actif est ce que votre entreprise possède (créances, immeubles, etc). Le passif est ce qu’elle doit (dettes, capital social, etc). Le capital social est considéré comme un passif car il appartient aux associés et non à la société. N'hésitez pas à vous inspirer de notre modèle de bilan comptable.
- Compte de résultat : liste les produits (vente de marchandises, facturation d’une prestation de service, etc,) et les charges (achat de matériel, loyer versé pour le local, etc) de l’exercice. La différence entre les produits et les charges constitue le résultat ou le solde. S’il est positif, l’activité génère des bénéfices, sinon, elle génère des pertes. Pour pouvoir analyser le compte de résultat, il est nécessaire de le découper en différents niveaux : c'est ce que l'on appelle les soldes intermédiaires de gestion (SIG).
- Annexe comptable : sert à donner des explications sur le bilan comptable et le compte de résultat (précisions sur les règles utilisées, explication des dettes, etc).
Bon à savoir : si vous dépendez du régime réel simplifié d’imposition, alors vous pouvez opter pour une présentation simplifiée de vos comptes annuels.
Livres comptables
Les livres comptables sont constitués de deux documents comptables :
- Livre-journal : liste au jour le jour les flux de l’activité de l’entreprise pour éditer le grand livre. Vous pouvez tout répertorier dans le même document (le livre-journal), ou encore constituer plusieurs journaux (journal de vente, d'achat, …) et rassembler leurs données dans le livre-journal. On parle également de journal comptable.
- Grand livre : reprend les informations du livre-journal mais avec une présentation différente. Il liste la totalité des flux de l’entreprise, compte par compte et chronologiquement.
Pièces justificatives
Les pièces justificatives permettent de prouver les informations écrites dans les comptes. Chaque information doit renvoyer à une pièce justificative. Par exemple, lorsqu’un achat est effectué, il doit être répertorié dans les comptes de la société. La pièce justificative de cet achat est sa facture ou encore un bon de commande.
Pour en savoir davantage, prenez le temps de consulter notre fiche sur la conservation des factures.
Obligations particulières
- Les grandes entreprises (au moins 300 salariés et chiffre d’affaires supérieur à 18 millions d’euros) doivent établir quelques documents comptables supplémentaires. Notamment : un compte de résultat et un plan de financement prévisionnels.
- D’autres documents comptables existent mais ils doivent être réalisés seulement dans certains cas et de façon ponctuelle (par exemple : le fichier des écritures comptables).
