Comptabilité fournisseur : définition et fonctionnement

La comptabilité d’une entreprise prend en compte la totalité des mouvements financiers et bancaires d’une entreprise, mais aussi toutes les opérations enregistrées qui n’ont pas encore donné lieu à un paiement ou à un encaissement.

La comptabilité fournisseur concerne les opérations réalisées entre une entreprise et ses fournisseurs. Découvrez toutes les caractéristiques de ce type de comptabilité, les principes applicables et les écritures comptables qui en découlent.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur regroupe l’ensemble des techniques comptables consistant à enregistrer les différentes opérations réalisées entre une entreprise et ses fournisseurs.

Exemple : elle vise notamment les achats de matières premières ou de tout autre produit ou service acheté auprès des fournisseurs de l’entreprise. On parle aussi en pratique des “approvisionneurs” de l’entreprise.

La facture émise par le fournisseur sert de base de travail puisque c’est elle qui déclenche l’ensemble du processus de traitement de la dette fournisseur selon le plan comptable.

La difficulté principale de ce type de comptabilité est qu’elle concerne souvent des opérations enregistrées comptablement, mais qui n’ont pas encore donné lieu à un paiement quelconque ou à un encaissement.

À quoi sert la comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur est un pan de la comptabilité d’entreprise qui est nécessaire au respect des règles comptables en vigueur. En effet, les dettes fournisseurs entrent dans le calcul du résultat de l’entreprise, et donc de l’assiette fiscale.

Cette comptabilité consiste principalement à :

• suivre le compte fournisseur ;
• contrôler et enregistrer les factures fournisseur ;
• réaliser des prévisionnels d’achat ;
• traiter la TVA ;
• régler les fournisseurs à bonne date.

D’autre part, elle permet de maîtriser les coûts de gestion de l’entreprise en assurant un suivi actualisé en temps réel. Il est également possible de faire des projections et de s’en servir comme outil de pilotage.

Grâce à tous ces éléments, le comptable fournisseur peut évaluer les différents fournisseurs d’une entreprise et savoir avec lesquels il est risqué de travailler.

Qui est concerné par la comptabilité fournisseur ?

Quelle entreprise est concernée ?

Elle concerne tout type d’entreprise, et ce, quelle que soit sa forme juridique. Toutes les entreprises qui traitent avec des fournisseurs doivent avoir recours à ce type de comptabilité.

Qui doit gérer cette comptabilité ?

Il est possible de le faire en interne. En fonction de la volumétrie des factures à traiter, votre gestion comptable peut être simplifiée en utilisant un logiciel de comptabilité tel que notre outil Comptastart.

À noter : avec Comptastart, vous avez la possibilité d’enregistrer vos fournisseurs, gérer vos dépenses et enregistrer l’ensemble des factures fournisseurs.

Par ailleurs, si vous souhaitez externaliser la gestion de cette comptabilité, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel. Avant toute chose, pensez à vous renseigner sur le coût d’un expert-comptable.

Comment fonctionne la comptabilité fournisseur ?

Quelle écriture comptable lors du règlement de l’un de vos fournisseurs ?

Tout d’abord, le compte fournisseur (compte 401 du plan comptable) recense toutes les factures fournisseurs enregistrées, mais non payées. Il s’agit donc d’une comptabilité d’engagement.

À noter : on trouve le compte fournisseur au passif du bilan comptable.

Le solde de ce compte correspond donc au montant cumulé des dettes fournisseurs en attente de paiement. Dès lors, le compte fournisseur est débité dès que l’opération de règlement est enregistrée sur le compte bancaire.

Concrètement, si votre entreprise reçoit une facture fournisseur, il convient de la contrôler et de l’enregistrer en crédit du compte comptable 401 (compte fournisseur). Lorsque le paiement est réalisé par virement, chèque ou versement d’espèces, le compte 401 est débité de ce même montant à la date de l’opération mentionnée sur le relevé de compte. En contrepartie, le compte comptable 512 (compte banque) est crédité du montant du règlement fournisseur. En résumé, l’écriture comptable du règlement fournisseur se passe en quatre étapes :

1. le compte 401 Fournisseur est crédité : ceci a pour conséquence d’augmenter la dette de l’entreprise, car le compte fournisseur est au passif du bilan comptable.
2. le paiement de la facture est effectif ;
3. le compte 401 Fournisseur est débité de la somme payée, et ce, à la date effective du règlement fournisseur ;
4. le compte 512 Banque est crédité du montant du règlement effectué.

Quid de l’escompte fournisseur en comptabilité ?

L’escompte fournisseur consiste à obtenir une réduction sur le montant d’une facture fournisseur lorsque l’on procède à son règlement avant la date d’échéance mentionnée par le fournisseur.

À noter : cela doit être prévu dans les conditions générales de ventes (CGV).

Ce paiement anticipé fait naître un produit financier qui doit être enregistré comptablement. En effet, il est nécessaire de prendre en compte l’écart entre le montant de la facture émise et le montant réellement payé. Généralement, cet écart est formalisé par une facture d’avoir, émise par le fournisseur pour justifier le montant de la remise.

La comptabilité fournisseur obéit donc à une logique et à des règles spécifiques qui permettent à la fois d’avoir une vision globale et précise des factures fournisseurs en attente de paiement et des coûts de l’entreprise.