Modifier une facture : tout ce qu’il faut savoir

Vous avez commis une erreur sur votre facture et vous vous demandez ce que vous devez faire ? Pas de panique ! L’erreur est humaine et il existe des solutions en cas de facture erronée

Mais a-t-on le droit de supprimer ou de modifier une facture ? Si oui, comment modifier une facture en toute légalité ? Quelles sont les sanctions possibles ? On répond à vos questions.

Avez-vous le droit de supprimer ou de modifier une facture ?

Tout d’abord, sachez que si vous avez commis une erreur sur une facture, vous ne pouvez pas la supprimer si elle a déjà été validée. En effet, chaque facture devant être numérotée, vous ne pouvez pas rompre la chaîne chronologique sans enfreindre la réglementation sur la numérotation des factures. En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de justifier correctement un doublon ou l’absence d’un numéro de facture.

Toutefois, une facture peut être modifiée. En effet, en cas d'erreur, il vous est possible de modifier une facture, mais vous devrez respecter certaines règles. En effet, si vous avez une entreprise assujettie à la TVA et que vous utilisez un logiciel de facturation, celui-ci doit être conforme à la législation relative à la lutte contre la fraude à la TVA. En effet, le logiciel de facturation doit respecter quelques principes comme l’inaltérabilité, la sécurisation et l’archivage des données.

Concrètement, cela veut dire qu’à partir du moment où une facture a été validée, toute correction ou modification d’une facture doit figurer sur le logiciel. Ainsi, même si vous souhaitez modifier une facture PDF, sachez que cela n’est pas possible.

À noter : si vous avez toujours des doutes sur la manière d’éditer une facture, vous pouvez consulter notre fiche détaillant comment faire une facture.

Comment modifier une facture en toute légalité ?

Modifier une facture non réglée

Si vous souhaitez modifier une facture envoyée à votre client, et qu’il ne l’a pas encore réglée, vous pouvez renvoyer une facture rectificative remplaçant la facture erronée. Même s’il n’y a pas réellement de modèle d’une facture “annule et remplace” (c’est-à-dire, une facture rectificative), sachez qu’une telle facture doit comporter :

• la mention “Annule et remplace la facture n° (renseigner le numéro de la facture erronée)” et la date d’émission de l’ancienne facture ;
• la rectification de toutes les erreurs figurant sur l’ancienne facture ;
• un nouveau numéro de facture, c’est-à-dire différent de celui de l’ancienne facture ;
• toutes les mentions obligatoires des factures habituelles.

Modifier une facture déjà réglée

S’il s’agit d’une erreur sur une facture déjà payée, il ne vous est plus possible de procéder comme décrit plus haut. En effet, la seule solution est d’éditer un avoir. Il s’agit d’une document comptable permettant d’annuler une facture ou de corriger une facture dont le montant est erroné par exemple. L’avoir doit comporter :

• la mention “avoir” dans son titre ;
• la mention  “net à déduire” au lieu de la mention “net à payer” ;
• toutes les mentions obligatoires habituelles.

Quelles sont les sanctions si vous ne corrigez pas une facture erronée ?

Comme on l’a vu, vous pouvez modifier une facture en corrigeant les erreurs avec une facture rectificative ou un avoir.

Mais que se passe-t-il si vous ne corrigez pas une facture non-conforme ? En cas d’oubli ou de facture inexacte, vous pouvez faire l’objet d’une sanction fiscale.

En effet, vous risquez une amende de 15€ par mention manquante ou erronée. Toutefois, l’amende ne pourra pas excéder le quart du montant facturé.

Exemple : le montant facturé est de 100€. La facture comporte deux mentions erronées. En principe, l’amende devrait s’élever à 30€, mais avec la règle du plafond, elle ne sera que de 25€ (c’est-à-dire un quart de 100€).

En outre, s’il s’agit d’un défaut de facturation, vous risquez une amende de 50% des sommes non facturées. Toutefois, l’amende peut être réduite à 5% si ce défaut de facturation a été comptabilisé dans les 30 jours après la notification de l’administration fiscale.

Exemple : vous réalisez une prestation pour laquelle vous avez été rémunéré 300€ sans délivrer de facture. Si l’administration fiscale constate que cette opération commerciale a bien eu lieu sans qu’aucune facture n’ait été établie, vous risquez une amende de 150€. Toutefois, si vous comptabilisez la transaction dans les 30 jours après la mise en demeure, votre amende s'abaissera à 15€.

Bon à savoir : pour n'oublier aucune mention obligatoire et minimiser le risque de recevoir une pénalité, vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de facture.